Das FourteenFish ePortfolio

Schreiben Sie am Ende jeder dritten Kliniksitzung – nicht am Ende jedes Tages. Nach jeder einzelnen Sitzung zu schreiben, ist anstrengend. Schreibt man aber nur jede dritte Sitzung (ungefähr einmal täglich in GP), schafft man drei Einträge pro Monat, ohne auszubrennen.

Verfassen Sie Ihre Begründungen für die ESR-Funktionalität bereits beim Schreiben Ihrer Protokolle. Wenn Sie ein Protokoll einer Funktion zuordnen, schreiben Sie einen Satz darüber warum in den Notizen. Wenn die ESR-Vorbereitung ansteht, haben Sie dreißig dieser Sätze parat – anstatt unter Druck drei Monate an Beratungsgesprächen abrufen zu müssen.

Die Kästchen im Logbucheintrag sind Richtlinien – keine Zwangsjacke. Sie müssen nicht alle Felder ausfüllen. Die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Falls es für Sie sinnvoller ist, die Punkte „Was ich gelernt habe“ und „Was ich anders machen würde“ in einem Feld zusammenzufassen, ist das völlig in Ordnung.

Das Portfolio ist eine Momentaufnahme – kein Geständnis. Manche Auszubildende scheuen sich davor, über Fälle zu berichten, in denen etwas schiefgegangen ist, weil sie sich Sorgen machen, wer es lesen könnte. Dabei ist eine ehrliche Reflexion über schwierige Fälle genau das, was Ausbilder sehen wollen. Sie zeugt von Einsicht und beruflicher Reife – beides wird im ARCP sehr geschätzt.

Nutzen Sie die Verwaltungszeit Ihrer Hausarztpraxis sinnvoll. Viele Trainees verbringen viel Zeit mit der Beantwortung von E-Mails. Reservieren Sie daher zumindest einen Teil dieser Zeit für Einträge im E-Portfolio. Selbst zwei kurze Einträge in einem 30-minütigen Verwaltungsfenster ergeben weit über 36 Einträge pro Jahr, ohne dass dafür zusätzliche Zeit außerhalb der Arbeitszeit benötigt wird.

Schlechtes Tippen bremst dich mehr aus als alles andere. Wenn Sie den Großteil Ihrer Protokollierungszeit mit Tippen verbringen, sollten Sie in eine gute Spracherkennungslösung investieren. Die meisten Smartphones verfügen heutzutage über eine ausgezeichnete integrierte Diktierfunktion. Diktieren Sie Ihre ersten Gedanken direkt nach dem Gespräch und überarbeiten Sie sie später.

Ihr Portfolio erzählt eine Geschichte – sorgen Sie dafür, dass es eine gute ist. Wenn ein ARCP-Gremium Ihr Portfolio prüft, sucht es nach Belegen für Ihre Entwicklung im Laufe der Zeit. Ein Portfolio aus dem ersten Weiterbildungsjahr (ST1), das Unsicherheit und sich entwickelnde Fähigkeiten aufzeigt, und ein Portfolio aus dem dritten Weiterbildungsjahr (ST3), das sichere und kompetente Praxis belegt – genau diesen Entwicklungsweg möchte das Gremium sehen. Perfektion im ersten Weiterbildungsjahr (ST1) wird weder erwartet noch ist sie überzeugend.

Sprechen Sie frühzeitig über Probleme im Portfolio – nicht erst, wenn der Schaden bereits entstanden ist. Jedes Jahr kommen Auszubildende, die unbemerkt in Rückstand geraten sind, in der 22. Woche eines 26-wöchigen Ausbildungsblocks panisch zu ihrem Ausbildungsleiter. Ihr Ausbilder und Ausbildungsleiter kennen das und möchten Ihnen wirklich helfen. Ein ruhiges Gespräch in der 6. Woche ist viel besser als eine Krise in der 22. Woche.

Der "Ich-Test". Wenn Gutachter in verschiedenen britischen Dekanaten die Protokolleinträge schnell durchsehen, suchen sie nach dem Wort "I" In Ihrem Lernabschnitt dient die Verwendung von Ich-Aussagen als unmittelbarer Indikator für Reflexion. Wenn Ihr Abschnitt „Was ich gelernt habe“ keine Ich-Aussagen über Ihr eigenes Denken, Verhalten oder Ihre Entwicklung enthält, handelt es sich wahrscheinlich immer noch um eine Beschreibung. Zählen Sie Ihre Ich-Aussagen: „Mir wurde klar …“, „Mir fiel auf, dass ich standardmäßig …“, „Ich würde dies nun folgendermaßen angehen …“ – das sind die entscheidenden Hinweise.

Die Regel des Schwerpunkts unten. Ein gut geschriebener CCR (Clinical Criteria Report) setzt die richtigen Schwerpunkte. Die Beschreibung des Geschehens sollte kurz sein – zwei bis drei Zeilen anonymisierter Kontext. Der Großteil Ihres Textes gehört in die Abschnitte „Was ich gelernt habe“ und „Was ich anders machen würde“. Ist Ihr Eintrag zu ereignisreich, beschreiben Sie zu viel. Ist er zu sehr auf das Geschehen fokussiert, reflektieren Sie. Die meisten Trainees machen das anfangs falsch.

Wenn das Schreiben geistig anstrengend ist, ist das ein gutes Zeichen. Echte Reflexion erfordert Anstrengung – sie beinhaltet Analysieren, Hinterfragen der eigenen Annahmen und das Erkennen unangenehmer Wissens- oder Kompetenzlücken. Wenn sich das Schreiben eines Tagebucheintrags etwas unangenehm oder anstrengend anfühlt, lernt das Gehirn gerade. Geht es hingegen schnell und einfach, fragen Sie sich ehrlich, ob Sie reflektieren oder nur erzählen. Die besten Einträge fordern oft mehr, als man erwartet.

Lass deine Gefühle nicht außen vor. Ein Logbucheintrag, der beschreibt wie ein Fall Ihre Gefühle ausgelöst hat Emotionen wie Frustration, Sorge, Überforderung, Stolz oder Erleichterung zu zeigen, ist keine Selbstbezogenheit. Es zeugt von professioneller Selbstreflexion. Das RCGP erwartet ausdrücklich, dass neben der klinischen und pädagogischen Analyse auch die eigenen emotionalen Reaktionen reflektiert werden. Ausbilder und Prüfungskommissionen bemerken diese Art von Ehrlichkeit bei den Assistenzärzten. Sie ist eines der Merkmale, die einen durchschnittlichen von einem exzellenten Kandidaten unterscheiden.

Beschreiben Sie Ihre zukünftigen Lernziele konkret. „Ich plane, mich in das Thema einzulesen“ ist die häufigste und am wenigsten überzeugende Aussage zu zukünftigen Lerninhalten in den Portfolios von Hausärzten. Sie ist bedeutungslos und nicht nachvollziehbar. Besser: „Ich habe mich für den 3. des nächsten Monats in der lokalen Diabetes-Sprechstunde angemeldet“ oder „Ich habe das RCGP-E-Learning-Modul zum Umgang mit ADHS bei Erwachsenen abgeschlossen.“ Konkrete, nachvollziehbare und zeitlich festgelegte Angaben zu zukünftigen Lerninhalten machen einen Eintrag wirklich überzeugend.

Füllen Sie Ihre Fähigkeitsverknüpfungen nicht unnötig auf. Manchmal versuchen Auszubildende, jeden Eintrag mit vier oder fünf Kompetenzen zu verknüpfen, um ihr Portfolio umfassender erscheinen zu lassen. Prüfer durchschauen das sofort. Ein einfacher Fall zur Behandlung einer Harnwegsinfektion belegt kaum gleichzeitig aussagekräftig Gemeinwohlorientierung, Ethik und Berufseignung. Verknüpfen Sie Kompetenzen nur dann, wenn sie in der konkreten Beratung tatsächlich relevant waren – und begründen Sie Ihre Antwort. Zwei überzeugende Verknüpfungen sind immer besser als fünf wenig überzeugende.

Öffnen Sie Ihr ePortfolio gleichzeitig mit Ihrem klinischen System. In der Allgemeinmedizin bedeutet dies, dass FourteenFish parallel zu SystmOne oder EMIS ab Sprechstundenbeginn geöffnet ist. Notieren Sie zwischen den Patienten – insbesondere bei längeren Pausen – drei Stichpunkte zum jeweiligen Fall im Protokoll. Ergänzen Sie Kontext und Reflexionen später während der administrativen Zeit. Allein diese einfache Gewohnheit macht 36 Fallberichte pro Jahr problemlos möglich, ohne dass es sich wie ein zweiter Job anfühlt.

Die Zeitstempel sind für ARCP-Panels sichtbar. Es fällt auf, wenn die Einträge eines ganzen Jahres innerhalb von zwei Wochen im Mai erscheinen. Das gibt sofort Anlass zur Sorge – nicht nur hinsichtlich Ihrer Gewohnheiten beim Führen Ihres Portfolios, sondern auch hinsichtlich der Frage, ob die Einträge wirklich authentische Lernerfahrungen mit Patienten widerspiegeln. Schreiben Sie regelmäßig über das ganze Jahr verteilt. Die Art und Weise, wie Sie sich engagieren, ist genauso wichtig wie der Inhalt.

Teilen Sie Ihre Protokolle regelmäßig – nicht in Stapeln. Ihr/e Vorgesetzte/r kann das Protokoll erst lesen oder kommentieren, nachdem Sie auf „Protokoll teilen“ geklickt haben. Wenn Sie zehn unfertige Einträge sammeln und diese dann alle am selben Tag teilen, überfordern Sie Ihren/Ihre Ausbilder/in mit einer wahren Leseflut – verteilen Sie diese daher bitte auf mehrere Tage. Durch regelmäßiges Teilen erhalten Sie außerdem während Ihres Praktikums fortlaufend Feedback, was deutlich wertvoller ist als ein Berg von Kommentaren am Ende.

Nutzen Sie Ihren Abschnitt zur Lehrplanabdeckung als Checkliste für die Überarbeitung. Öffnen Sie diesen Abschnitt zur Hälfte Ihrer Praktikumszeit und suchen Sie nach Lücken. Klinische Erfahrungsgruppen, die Sie noch nicht dokumentiert haben, weisen auf Fälle hin, nach denen Sie aktiv suchen sollten, oder auf Gespräche, die Sie mit Ihrem Ausbilder anstoßen sollten. Viele Praktikanten sehen sich diesen Abschnitt erst im Abschlussbericht an – dann ist es jedoch zu spät, die Lücken noch einfach zu schließen.

PSQ dauert länger, als alle denken. Das Sammeln von mehr als 34 Patientenantworten auf den Fragebogen zur Patientenzufriedenheit dauert fast immer Wochen länger als von den Assistenzärzten erwartet. Beginnen Sie daher so früh wie möglich während Ihres Praktikums in der Allgemeinmedizin mit der Verteilung des Fragebogens. Warten Sie nicht bis zu den letzten drei Wochen – Ihnen wird sonst die Zeit ausgehen oder Sie müssen die Patienten am Ende jeder Sprechstunde belästigen, was wiederum neue Probleme mit sich bringt.

Das Zurückdatieren auf das Ereignisdatum ist in Ordnung – das Zusammenfassen von Einträgen nicht. Ihnen Erarbeiten können. Ein Logbucheintrag wird rückwirkend auf den Tag der Patientenbehandlung oder den Tag des Ereignisses datiert. Was ist kein Frontalunterricht. Akzeptabel ist es, achtzehn Einträge an einem Wochenende zu verfassen und diese auf sechs Monate zurückzudatieren. FourteenFish speichert zwei separate Informationen: das von Ihnen vergebene Datum und den Zeitstempel der tatsächlichen Erstellung. Die ARCP-Gremien können beides einsehen. Datieren Sie Ihre Einträge auf das jeweilige Ereignis und verfassen Sie sie so zeitnah wie möglich.

ESR-Sperre – erst dann unterschreiben, wenn Sie vollkommen zufrieden sind. Sobald Sie die ESR-Unterschrift in FourteenFish abgeschlossen und gespeichert haben, wird Ihr Portfolio SchlösserSie können Einträge weder bearbeiten noch ergänzen, ohne dass Ihr/e Vorgesetzte/r diese manuell freischaltet. Bevor Sie die Freigabe erteilen, gehen Sie Ihre Checkliste durch: Sind alle Mindestzahlen erfüllt, sind die Fähigkeiten mit Begründung verknüpft, liegt eine Qualitätsfolgenabschätzung (QIA) bzw. ein Qualitätsverbesserungsplan (QIP) vor, wurde die jährliche Aktualisierung der Schutzmaßnahmen durchgeführt und die lokale Bildungsbehörde (LEA) ist vollständig? Eine übereilte Freigabe und nachträgliche Änderungen verursachen unnötigen Stress und Verzögerungen für Sie und Ihre/n Vorgesetzte/n.

Gehen Sie direkt zu Ihrer Seite mit den persönlichen Anforderungen – nicht zur allgemeinen Anleitung. Navigieren Sie in FourteenFish zu: Portfolio → ESR-Vorbereitung → AnforderungenDiese Seite zeigt Ihnen genau, was Sie für Ihren aktuellen Beurteilungszeitraum benötigen – nicht die allgemeine Jahressumme, sondern den entsprechenden Halbjahreswert für Ihre aktuelle Ausbildungsstufe. Wenn Sie in Teilzeit arbeiten, werden Ihre Anforderungen hier automatisch entsprechend reduziert. Prüfen Sie immer Ihre individuelle Anforderungsseite, anstatt anzunehmen, dass die Standardwerte für Sie gelten.

Protokollieren Sie jede HDR-Sitzung und jede Lehrveranstaltung – auch die, die sich wie Routine anfühlen. Jede halbtägige Fortbildungsveranstaltung, jede praktische Lehrveranstaltung oder jeder externe Kurs kann als Dokumentationseintrag erfasst werden. Das dauert nur etwa zwei Minuten und belegt zuverlässig die Fähigkeit zur Aufrechterhaltung von Leistung, Lernen und Lehren – eine Fähigkeit, die rein klinische Fallbesprechungen selten nachweisen können. Teilnehmer, die dies regelmäßig tun, erreichen durch ihre ESR (Educational Support Review) ohne zusätzlichen Aufwand eine bemerkenswert breite Abdeckung des Curriculums.

Richten Sie am ersten Tag jedes neuen Schulungsjahres eine Erinnerung im QIA-Kalender ein. Eine Qualitätsverbesserungsmaßnahme (QIA) ist in jedem Ausbildungsjahr erforderlich – und es kommt erstaunlich schnell vor, dass man im Oktober eines Krankenhausjahres feststellt, keine durchgeführt zu haben und keine Gelegenheit mehr besteht. Tragen Sie sich daher in der ersten Woche jedes neuen Ausbildungsjahres eine Erinnerung in den Kalender ein: „QIA fällig dieses Jahr – was werde ich tun?“ Wenn Sie Ihr Thema frühzeitig wählen, können Sie die Daten schrittweise sammeln, anstatt kurz vor der Deadline in Hektik zu geraten. Ebenso hilfreich: Laden Sie die RCGP-Dokumentation „Mandatory Evidence Summary and Tracker“ (PDF) herunter (verfügbar in FourteenFish unter „Training Map → Roadmaps“), drucken Sie sie aus und verwenden Sie sie als handschriftliche Checkliste. Die visuelle Fortschrittskontrolle beugt unerwarteten Lücken bei der ARCP-Prüfung vor.