Le portfolio électronique FourteenFish

Rédigez votre compte rendu à la fin de chaque troisième séance de consultation, et non à la fin de chaque journée. Essayer d'écrire après chaque séance est épuisant. En revanche, écrire après chaque troisième séance (environ une fois par jour en médecine générale) vous permet de respecter votre échéance de trois entrées par mois sans vous épuiser.

Préparez vos justifications de capacité ESR à l'avance, en même temps que vos comptes rendus. Lorsque vous associez un compte rendu à une capacité, notez brièvement la raison en une phrase. Ainsi, au moment de la préparation de l'ESR, vous aurez trente de ces phrases prêtes à l'emploi, au lieu d'essayer de vous remémorer trois mois de consultations sous pression.

Les cases du journal de bord sont là pour vous guider, pas pour vous contraindre. Il n'est pas nécessaire de toutes les remplir. Celles marquées d'un astérisque (*) sont obligatoires. Pour les autres, si vous préférez regrouper « Ce que j'ai appris » et « Ce que je ferais différemment » dans une seule case, c'est tout à fait acceptable.

Le portfolio est un instantané, pas une confession. Certains stagiaires évitent d'écrire sur les cas où les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, par crainte d'être lus. En réalité, une réflexion honnête sur les cas difficiles est précisément ce que les formateurs recherchent. Elle témoigne de perspicacité et de maturité professionnelle, deux qualités très appréciées à l'ARCP.

Utilisez judicieusement votre temps administratif au cabinet médical. De nombreux internes gaspillent ce temps à répondre aux courriels. Consacrez-en au moins une partie à la saisie de données dans votre portfolio électronique. Même deux saisies sommaires pendant une session administrative de 30 minutes représentent plus de 36 par an, sans nécessiter de temps supplémentaire en dehors des heures de travail.

Une mauvaise frappe au clavier est le principal facteur de ralentissement. Si vous passez la majeure partie de votre temps à taper, investissez dans une solution de dictée vocale performante. La plupart des smartphones disposent désormais d'une excellente fonction de dictée intégrée. Dictez votre compte rendu initial immédiatement après une consultation, puis peaufinez-le ensuite.

Votre portfolio raconte une histoire ; assurez-vous qu'elle soit convaincante. Lorsqu'un jury ARCP examine votre portfolio, il recherche des preuves de progression au fil du temps. Un portfolio ST1 témoignant d'une certaine incertitude et de compétences en développement, évoluant vers un portfolio ST3 révélant une pratique assurée et compétente : voilà la progression recherchée. La perfection au niveau ST1 n'est ni attendue ni convaincante.

Abordez les difficultés liées à votre portefeuille dès que possible, avant que le mal ne soit fait. Chaque année, des stagiaires qui ont pris du retard sans le savoir se présentent paniqués à leur responsable pédagogique à la 22e semaine d'une formation de 26 semaines. Votre formateur et votre responsable pédagogique ont déjà vu cela et souhaitent sincèrement vous aider. Un mot d'encouragement à la 6e semaine est infiniment préférable à une crise à la 22e.

Le « test du je ». Lorsque les évaluateurs de plusieurs doyennés du Royaume-Uni examinent rapidement les entrées de journal, ils recherchent le mot « je » dans votre section d'apprentissage, y voyant un indicateur immédiat de réflexion. Si votre section « Ce que j'ai appris » n'utilise pas de phrases à la première personne concernant votre propre réflexion, votre comportement ou votre évolution, il s'agit probablement encore d'une description. Comptez vos phrases commençant par « je » : « J'ai réalisé… », « J'ai remarqué que j'avais tendance à… », « Je m'y prendrais maintenant en… » — ce sont ces signaux qui révèlent la réflexion.

La règle du bas de page. Un compte rendu d'expérience bien rédigé est pertinent et équilibré. La partie « déroulement » doit être brève : deux ou trois lignes de contexte anonymisé. L'essentiel de votre texte doit figurer dans les sections « leçons apprises » et « améliorations à apporter ». Si votre compte rendu est trop long en haut, vous décrivez ; s'il est trop long en bas, vous analysez la situation. La plupart des stagiaires font l'inverse au départ.

Si écrire vous semble mentalement éprouvant, c'est bon signe. Une véritable réflexion demande des efforts : elle implique d'analyser, de remettre en question ses hypothèses et de faire face aux lacunes gênantes de ses connaissances ou de ses compétences. Si rédiger une entrée de journal vous paraît légèrement inconfortable ou exigeant, c'est que votre cerveau est en train d'apprendre. Si cela vous semble rapide et facile, demandez-vous honnêtement si vous êtes en train de réfléchir ou si vous vous contentez de raconter. Les meilleures entrées vous demandent souvent plus d'efforts que vous ne le pensez.

N'omettez pas vos émotions. Une entrée de journal décrivant vos ressentis face à un cas – frustration, inquiétude, sentiment de perte de repères, fierté ou soulagement – ​​n'est pas un acte d'égocentrisme. Elle témoigne d'une conscience professionnelle. Le RCGP attend explicitement une réflexion sur les réactions émotionnelles, en complément de l'analyse clinique et pédagogique. Les formateurs et les jurys apprécient cette honnêteté chez les internes. C'est ce qui distingue une entrée moyenne d'une excellente entrée.

Soyez précis quant à vos apprentissages futurs. « Je prévois de me documenter sur le sujet » est la formulation la plus courante et la moins convaincante dans les dossiers des médecins généralistes. Elle est dénuée de sens et impossible à vérifier. Préférez des phrases comme « Je me suis inscrit à la consultation de soins partagés pour le diabète de ma région le 3 du mois prochain » ou « J'ai suivi le module d'e-learning du RCGP sur la prise en charge du TDAH chez l'adulte ». Des apprentissages futurs précis, vérifiables et datés sont ce qui rend une candidature véritablement convaincante.

Ne gonflez pas inutilement vos liens de compétences. Les stagiaires tentent parfois de lier chaque entrée à quatre ou cinq compétences pour donner l'illusion d'un dossier complet. Les évaluateurs s'en aperçoivent immédiatement. Un simple cas de prise en charge d'une infection urinaire ne démontre certainement pas de manière significative l'orientation communautaire, l'éthique et l'aptitude à exercer simultanément. Ne liez que les compétences réellement pertinentes lors de la consultation, et justifiez-les. Deux liens solides et justifiés valent toujours mieux que cinq liens peu convaincants.

Ouvrez votre portfolio électronique en même temps que votre système informatique. En médecine générale, cela signifie que FourteenFish est ouvert en même temps que SystmOne ou EMIS dès le début de votre consultation. Entre deux patients, surtout s'il y a un intervalle, notez trois points clés concernant chaque cas dans votre journal. Ajoutez le contexte et vos réflexions plus tard, pendant vos heures de travail administratif. Cette simple habitude permet d'atteindre facilement l'objectif de 36 comptes rendus cliniques par an, sans que cela ne devienne une corvée.

Les dates et heures sont visibles par les comités d'évaluation clinique. Ils remarqueront si des entrées couvrant une année entière apparaissent sur une période de deux semaines en mai. Cela soulève immédiatement des inquiétudes, non seulement quant à vos habitudes de rédaction, mais aussi quant à la capacité de ces entrées à refléter un véritable apprentissage auprès de patients vus au fil du temps. Publiez régulièrement tout au long de l'année. La régularité de vos publications est aussi importante que leur contenu.

Partagez vos comptes rendus régulièrement, et non par lots. Votre superviseur ne peut ni lire ni commenter un compte rendu tant que vous n'avez pas cliqué sur « Partager le compte rendu ». Accumuler dix entrées à moitié terminées et les partager toutes le même jour représente une quantité considérable de lecture pour votre formateur ; par courtoisie, espacez donc les partages. Partager régulièrement vous permet également de recevoir des retours au fur et à mesure de votre stage, ce qui est bien plus utile qu'une pile de commentaires à la fin.

Utilisez la section « Couverture du programme » comme une liste de vérification pour vos révisions. À mi-stage, consultez cette section et repérez les lacunes. Les groupes d'expérience clinique que vous n'avez pas encore validés indiquent les cas que vous devriez rechercher activement ou les discussions que vous devriez entamer avec votre tuteur. Nombre de stagiaires ne consultent cette section qu'à l'issue de leur stage, moment où il est trop tard pour combler facilement les lacunes.

Le questionnaire de satisfaction des patients (PSQ) prend plus de temps qu'on ne le pense. Recueillir plus de 34 réponses prend presque toujours plusieurs semaines de plus que prévu par les internes. Commencez à le distribuer dès que possible pendant votre stage en médecine générale. N'attendez pas les trois dernières semaines : vous risquez de manquer de temps ou de relancer systématiquement les patients à la fin de chaque consultation, ce qui ne fera qu'aggraver les choses.

Il est acceptable de dater rétroactivement une entrée à la date de l'événement, mais pas de regrouper les entrées. Vous pouvez dater une entrée de journal rétroactivement au jour de la consultation du patient ou au jour de l'événement. En revanche, il est inacceptable de rédiger dix-huit entrées au cours d'un seul week-end et de les dater rétroactivement sur une période de six mois. FourteenFish enregistre deux informations distinctes : la date que vous attribuez à l'entrée et l'horodatage de sa création. Les commissions ARCP ont accès aux deux. Datez vos entrées en fonction de l'événement et rédigez-les aussi rapidement que possible.

Verrouillage de l'ESR — ne signez pas avant d'être entièrement satisfait(e). Une fois l'ESR validée et enregistrée dans FourteenFish, votre portefeuille est verrouillé . Vous ne pouvez ni modifier ni ajouter d'entrées sans l'intervention manuelle de votre superviseur. Avant de valider, vérifiez votre liste de contrôle : tous les seuils minimaux sont atteints, les compétences sont liées à leur justification, l'évaluation d'impact qualité/le plan d'amélioration qualité sont présents, la mise à jour annuelle des mesures de protection est effectuée et le formulaire LEA est complété. Une validation précipitée et la nécessité de modifications ultérieures engendrent un stress et des retards inutiles, tant pour vous que pour votre superviseur.

Accédez directement à votre page d'exigences personnelles, et non aux directives générales. Dans FourteenFish, rendez-vous dans : Portfolio → Préparation ESR → Exigences . Cette page indique précisément ce dont vous avez besoin pour votre période d'évaluation actuelle : non pas le total annuel générique, mais l'équivalent semestriel spécifique à votre étape actuelle. Si vous suivez une formation à temps partiel, vos exigences sont automatiquement réduites en conséquence. Consultez toujours votre page d'exigences personnelles plutôt que de supposer que les chiffres standard s'appliquent à votre situation.

Consignez chaque séance de formation et chaque activité pédagogique, même celles qui vous semblent routinières. Chaque demi-journée de formation, chaque séance d'enseignement pratique ou chaque cours externe peut être enregistré comme document justificatif. Cela ne prend que deux minutes et témoigne systématiquement de votre capacité à « Maintenir vos performances, votre apprentissage et votre enseignement », une capacité que les revues de cas cliniques seules permettent rarement de démontrer. Les internes qui adoptent cette pratique régulièrement finissent par couvrir un programme de formation remarquablement complet dans leur mémoire de fin d'études, sans effort supplémentaire.

Programmez un rappel pour votre activité d'amélioration de la qualité (AAQ) dès le premier jour de chaque nouvelle année de formation. Une AAQ est obligatoire chaque année de formation, et il est étonnamment facile d'arriver en octobre et de se rendre compte qu'on n'en a pas encore réalisé, sans avoir l'occasion de le faire. Programmez un rappel dans votre calendrier dès la première semaine de chaque nouvelle année de formation : « AAQ à réaliser cette année — que vais-je faire ? » Choisir votre sujet tôt vous permettra de collecter les données progressivement, sans avoir à vous précipiter à l'approche de l'échéance. Autre outil utile : téléchargez le PDF du résumé et du suivi des preuves obligatoires du RCGP (disponible sur FourteenFish via la Carte de formation → Feuilles de route), imprimez-le et utilisez-le comme une liste de contrôle personnelle à compléter. Un suivi visuel de votre progression vous évitera les mauvaises surprises lors de l'évaluation annuelle des compétences (ARCP).