Il portfolio elettronico di FourteenFish

Scrivi alla fine di ogni terza seduta ambulatoriale, non alla fine di ogni giornata. Cercare di scrivere dopo ogni singola seduta è estenuante. Ma scrivere ogni tre sedute (circa una volta al giorno in medicina generale) ti permette di rimanere in linea con l'obiettivo di 3 annotazioni al mese senza esaurirti.

Prepara in anticipo le giustificazioni delle tue capacità ESR mentre scrivi i tuoi registri. Quando colleghi un registro a una capacità, scrivi una frase che ne spieghi il motivo nelle note. Quando arriverà il momento di prepararti per l'ESR, avrai trenta di queste frasi pronte, invece di dover cercare di ricordare tre mesi di consultazioni sotto pressione.

Le caselle del registro sono delle linee guida, non una camicia di forza. Non è necessario compilarle tutte. Quelle contrassegnate da un asterisco (*) sono obbligatorie. Per gli altri, se risulta più utile combinare in un'unica casella "cosa ho imparato" e "cosa farei diversamente", non c'è alcun problema.

Il portfolio è un'istantanea, non una confessione. Alcuni tirocinanti evitano di scrivere di casi in cui le cose non sono andate alla perfezione perché temono chi potrebbe leggerlo. In realtà, una riflessione onesta sui casi difficili è proprio ciò che i docenti desiderano vedere. Dimostra intuizione e maturità professionale, entrambe qualità molto apprezzate all'ARCP.

Sfruttate al meglio il tempo dedicato alle attività amministrative del vostro ambulatorio. Molti specializzandi sprecano tempo prezioso rispondendo alle email. Riservate almeno una parte di questo tempo per la creazione di portfolio elettronici. Anche solo due bozze in una sessione amministrativa di 30 minuti si traducono in oltre 36 portfolio all'anno, senza bisogno di ulteriore tempo al di fuori dell'orario di lavoro.

Una digitazione scorretta è la cosa che più di ogni altra rallenta la produttività. Se passi la maggior parte del tempo a scrivere, investi in una buona soluzione di riconoscimento vocale. La maggior parte degli smartphone ormai offre un'eccellente funzione di dettatura integrata. Detta una bozza subito dopo una consultazione, per poi perfezionarla in seguito.

Il tuo portfolio racconta una storia: assicurati che sia una bella storia. Quando una commissione ARCP esamina il tuo portfolio, cerca prove di un percorso di crescita nel tempo. Un portfolio ST1 che mostri incertezza e competenze in via di sviluppo, che si evolve in un portfolio ST3 che dimostri una pratica sicura e competente: questo è il percorso che vogliono vedere. La perfezione al livello ST1 non è né richiesta né convincente.

È importante affrontare tempestivamente le difficoltà relative al portfolio, non dopo che il danno è fatto. Ogni anno, i tirocinanti che sono rimasti indietro senza intervenire si rivolgono al loro responsabile del programma di formazione (TPD) in preda al panico alla 22a settimana di un ciclo di 26 settimane. Il tuo formatore e il tuo TPD hanno già visto situazioni simili e desiderano sinceramente aiutarti. Una chiacchierata tranquilla alla 6a settimana è infinitamente meglio di una crisi alla 22a.

Il "test dell'io". Quando i valutatori di diverse sedi universitarie del Regno Unito esaminano rapidamente le voci del registro, cercano la parola "io" nella sezione dedicata all'apprendimento come indicatore immediato di riflessione. Se la sezione "cosa ho imparato" non utilizza affermazioni in prima persona sul tuo modo di pensare, comportarti o svilupparti, probabilmente si tratta ancora di una descrizione. Conta le tue affermazioni in prima persona: "Ho capito...", "Ho notato che tendevo a...", "Ora affronterei la questione in questo modo..." - questi sono i segnali.

La regola del peso in basso. Un CCR ben scritto ha il giusto peso al posto giusto. La sezione "cosa è successo" dovrebbe essere breve: due o tre righe di contesto anonimo. La maggior parte del testo dovrebbe essere dedicata a "cosa ho imparato" e "cosa farei diversamente". Se la parte superiore del tuo elaborato è sbilanciata, stai descrivendo. Se è sbilanciata, stai riflettendo. La maggior parte dei tirocinanti inizialmente fa l'opposto.

Se scrivere vi sembra mentalmente faticoso, è un buon segno. Una riflessione autentica richiede impegno: implica analizzare, mettere in discussione le proprie ipotesi e confrontarsi con scomode lacune nelle proprie conoscenze o competenze. Se scrivere una voce del diario vi sembra leggermente faticoso o impegnativo, significa che il vostro cervello sta effettivamente imparando. Se invece vi sembra veloce e facile, chiedetevi onestamente se state riflettendo o semplicemente narrando. Le voci migliori spesso richiedono più impegno di quanto ci si aspetti.

Non tralasciate le vostre emozioni. Una voce nel registro che descriva come un caso vi ha fatto sentire — frustrazione, preoccupazione, smarrimento, orgoglio o sollievo — non è autocompiacimento. È la prova di una consapevolezza professionale. Il Royal College of General Practitioners (RCGP) si aspetta esplicitamente una riflessione sulle risposte emotive, oltre all'analisi clinica e formativa. I tutor e le commissioni notano quando i tirocinanti dimostrano questo tipo di onestà. È uno degli elementi che distingue una voce nella media da una eccellente.

Siate specifici riguardo al vostro percorso di apprendimento futuro. "Ho intenzione di approfondire l'argomento con delle letture" è la dichiarazione più comune e meno convincente che si trova nei portfolio dei medici di medicina generale. È priva di significato e non verificabile. Invece: "Ho prenotato un appuntamento presso l'ambulatorio diabetologico condiviso locale per il 3 del mese prossimo" oppure "Ho completato il modulo di e-learning del RCGP sulla gestione dell'ADHD negli adulti". Un percorso di apprendimento futuro specifico, verificabile e con una scadenza precisa è ciò che rende una voce davvero convincente.

Non gonfiare i collegamenti tra le tue competenze. A volte i tirocinanti cercano di collegare ogni voce a quattro o cinque competenze per dare al portfolio un aspetto più completo. I valutatori se ne accorgono subito. Un semplice caso di gestione di un'infezione delle vie urinarie quasi certamente non dimostra in modo significativo l'orientamento alla comunità, l'etica e l'idoneità all'esercizio della professione, tutto in una volta. Collega solo le competenze che sono state realmente rilevanti nella consultazione effettiva e spiega il perché nella tua giustificazione. Due collegamenti solidi e giustificati sono sempre meglio di cinque poco convincenti.

Apri il tuo ePortfolio contemporaneamente al sistema clinico. Nel caso di un medico di medicina generale, questo significa che FourteenFish deve essere aperto insieme a SystmOne o EMIS fin dall'inizio della visita. Tra un paziente e l'altro, soprattutto in caso di intervallo, annota tre punti chiave relativi al caso nel registro. Aggiungi contesto e riflessioni in seguito, durante le attività amministrative. Questa semplice abitudine rende l'obiettivo di 36 revisioni cliniche all'anno facilmente raggiungibile, senza che sembri un secondo lavoro.

I timestamp sono visibili ai membri del comitato ARCP. Si accorgeranno subito se un anno intero di articoli viene pubblicato in un arco di due settimane a maggio. Questo solleva immediatamente dei dubbi, non solo sulle abitudini di pubblicazione, ma anche sulla reale capacità degli articoli di riflettere l'apprendimento effettivo derivante dall'esperienza con pazienti reali nel tempo. Scrivete con regolarità durante tutto l'anno. La frequenza di pubblicazione è importante quanto il contenuto.

Condividi i tuoi registri regolarmente, non in blocco. Il tuo supervisore non può leggere o commentare un registro finché non fai clic su "Condividi registro". Accumulare dieci voci incomplete e poi condividerle tutte nello stesso giorno crea un'enorme mole di lavoro per il tuo formatore; per cortesia, distribuisci la condivisione. La condivisione regolare ti permette inoltre di ricevere feedback progressivamente durante il periodo di tirocinio, il che è molto più utile di una pila di commenti alla fine.

Utilizzate la sezione "Copertura del curriculum" come lista di controllo per la revisione. A metà del tirocinio, aprite questa sezione e cercate eventuali lacune. I gruppi di esperienza clinica che non avete ancora documentato indicano casi che dovreste cercare attivamente o discussioni che dovreste avviare con il vostro tutor. Molti tirocinanti non consultano questa sezione fino alla presentazione della relazione finale (ESR), momento in cui è troppo tardi per colmare facilmente le lacune.

La compilazione del questionario sulla soddisfazione del paziente (PSQ) richiede più tempo di quanto si pensi. Raccogliere le risposte di oltre 34 pazienti richiede quasi sempre diverse settimane in più rispetto a quanto previsto dagli specializzandi. Iniziate a distribuire il PSQ il prima possibile durante il vostro tirocinio in medicina generale. Non aspettate le ultime tre settimane: rischierete di non avere abbastanza tempo o di dover importunare i pazienti alla fine di ogni visita, il che creerebbe ulteriori problemi.

È consentito retrodatare le voci alla data dell'evento, ma non è possibile raggrupparle. È possibile datare retroattivamente una voce del registro al giorno in cui si è visitato il paziente o al giorno in cui si è verificato l'evento. Ciò che non è accettabile è scrivere diciotto voci in un solo fine settimana e retrodatarle in modo da coprire un periodo di sei mesi. FourteenFish registra due informazioni distinte: la data assegnata alla voce e l'ora in cui è stata effettivamente creata. I comitati ARCP possono visualizzare entrambe. Datate le voci in base all'evento; scrivetele il più tempestivamente possibile.

Blocco ESR: non firmare finché non sei completamente soddisfatto. Una volta completata e salvata la firma ESR in FourteenFish, il tuo portfolio verrà bloccato . Non potrai modificare o aggiungere voci senza che il tuo supervisore lo sblocchi manualmente. Prima di cliccare su "Firma", controlla la tua checklist: tutti i numeri minimi sono stati raggiunti, le capacità sono collegate con la relativa giustificazione, QIA/QIP sono presenti, l'aggiornamento annuale sulla salvaguardia è stato completato, LEA è stato completato. Affrettare la firma e dover apportare modifiche in seguito crea stress e ritardi inutili sia per te che per il tuo supervisore.

Accedi direttamente alla pagina dei tuoi requisiti personali, non alle linee guida generali. In FourteenFish, vai a: Portfolio → Preparazione ESR → Requisiti . Questa pagina mostra esattamente ciò di cui hai bisogno per il tuo attuale periodo di valutazione, non il totale annuo generico, ma l'equivalente semestrale specifico per la tua fase attuale. Se stai seguendo un percorso di formazione a tempo parziale (Left Than Full Time), i tuoi requisiti vengono automaticamente ridotti in proporzione. Controlla sempre la tua pagina dei requisiti personali anziché presumere che le cifre standard si applichino al tuo caso.

Registra ogni sessione HDR e ogni evento didattico, inclusi quelli che sembrano di routine. Ogni sessione di mezza giornata, sessione di insegnamento in loco o corso esterno può essere registrato come voce nella documentazione di supporto. Richiede circa due minuti e dimostra in modo coerente la capacità di "Mantenere prestazioni, apprendimento e insegnamento", una capacità che le revisioni di casi clinici da sole raramente riescono a dimostrare. I tirocinanti che lo fanno abitualmente ottengono una copertura curriculare notevolmente ampia da parte del loro ESR senza alcuno sforzo aggiuntivo.

Imposta un promemoria sul calendario per l' Attività di Miglioramento della Qualità (QIA) il primo giorno di ogni nuovo anno formativo. Un'Attività di Miglioramento della Qualità è obbligatoria ogni anno formativo, ed è sorprendentemente facile arrivare a ottobre e rendersi conto di non averne ancora svolta una, senza alcuna opportunità evidente. Imposta un promemoria sul calendario nella prima settimana di ogni nuovo anno formativo: "QIA in scadenza quest'anno: cosa farò?". Scegliere l'argomento in anticipo ti permette di raccogliere i dati gradualmente, anziché dover correre all'ultimo minuto. Altrettanto utile: scarica il PDF "RCGP Mandatory Evidence Summary and Tracker" (disponibile su FourteenFish tramite Training Map → Roadmaps), stampalo e usalo come una checklist personale da compilare a mano. Monitorare visivamente i progressi evita spiacevoli sorprese durante l'ARCP.