BẢNG CHẤM ĐIỂM KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ TỔNG KẾT

1. Lý do lựa chọn phương pháp kiểm toán

• Tiềm năng thay đổi
• Có liên quan đến thực tiễn

Lời khuyên: 

• Hãy thử đặt tiêu đề kiểm toán dưới dạng câu hỏi. Ví dụ, nếu tiêu chí của bạn là “Tất cả bệnh nhân sử dụng Viagra nên được xét nghiệm huyết thanh đại hoàng trong vòng một năm trở lại đây”. Một tiêu đề kiểm toán tốt sẽ là: “Tất cả bệnh nhân dùng Viagra đã được xét nghiệm huyết thanh đại hoàng trong năm qua chưa?”
• Nếu kết quả kiểm toán xuất phát từ một vấn đề bạn nhận thấy trong hoạt động, hãy ghi lại vấn đề đó trong báo cáo; điều này cho thấy có tiềm năng để thay đổi.
• Hãy suy nghĩ xem liệu bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào sau cuộc kiểm toán hay không. Nếu bạn biết mình không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào, thì việc tiến hành kiểm toán sẽ không có nhiều ý nghĩa.
• Nếu bạn thực hiện kiểm toán trong khi đang công tác tại bệnh viện, bạn cần chọn một chủ đề liên quan đến mối tương tác giữa bác sĩ đa khoa và bệnh viện. Giấy chuyển viện hoặc thư xuất viện là những lĩnh vực có thể được kiểm toán. Một lần nữa, bạn cần chứng minh rằng mình đã tìm thấy một vấn đề cần được điều tra.   Tôi đề nghị bạn nên thảo luận về kế hoạch kiểm toán của mình với Giảng viên đào tạo bác sĩ đa khoa hoặc Giám sát viên giáo dục trước khi tiến hành – các đồng nghiệp trong bệnh viện của bạn có thể không biết những gì cần thiết cho việc đào tạo bác sĩ đa khoa. Và nó phải liên quan đến chuyên ngành bác sĩ đa khoa!

2. Tiêu chí/Các tiêu chí được chọn

• Có liên quan đến chủ đề kiểm toán và hợp lý, ví dụ như tài liệu hiện hành.

Lời khuyên: 

• Đừng làm cho cuộc kiểm toán của bạn trở nên phức tạp hoặc quá tham vọng! Thường thì những cuộc kiểm toán tốt nhất lại là những cuộc đơn giản nhất; những cuộc kiểm toán có quá nhiều/quá phức tạp các tiêu chí thường gặp rắc rối. Tôi đề nghị bạn chỉ nên giới hạn ở một hoặc hai tiêu chí.
• Hãy đảm bảo rằng các tiêu chí của bạn được nêu rõ ràng và không mơ hồ – hãy thử sử dụng tiêu chí trên trang Thiết lập tiêu chí kiểm toán làm mẫu.
• Bạn phải chứng minh các tiêu chí của mình bằng các tài liệu tham khảo. Bạn cần phải thực hiện tìm kiếm tài liệu. Tôi đề nghị bạn trích dẫn ít nhất bốn tài liệu tham khảo có liên quan, tốt hơn là nhiều hơn.
• Hãy đảm bảo rằng bạn trích dẫn nguồn tham khảo đúng cách (tác giả, năm xuất bản, tạp chí/sách, tập, trang, v.v.).

3. Các tiêu chuẩn được thiết lập

• Đặt mục tiêu hướng tới một tiêu chuẩn với khung thời gian phù hợp.

Lời khuyên: 

Tôi e rằng phần hướng dẫn chấm điểm ở trên không được rõ ràng cho lắm! Tôi hiểu nó có nghĩa là:

1. Bạn cần thiết lập một tiêu chuẩn cho mỗi tiêu chí.
2. Hãy đảm bảo rằng tiêu chuẩn có liên quan trực tiếp đến tiêu chí; xem các ví dụ trên trang Thiết lập tiêu chuẩn kiểm toán.
3. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể chứng minh được tiêu chuẩn mình đã chọn. Nếu bạn không tìm thấy bất kỳ bằng chứng nào từ tài liệu để hỗ trợ, hãy giải thích lý do tại sao bạn lại chọn tỷ lệ phần trăm đó.

4. Chuẩn bị và lập kế hoạch

• Bằng chứng về tinh thần làm việc nhóm và thảo luận đầy đủ khi cần thiết. 

Lời khuyên: 

• Việc kiểm toán chỉ mang lại sự thay đổi nếu bạn thu hút tất cả các thành viên nhóm có liên quan ngay từ đầu. Điều này có thể bao gồm các bác sĩ đa khoa và y tá, những người sẽ phải thực hiện bất kỳ thay đổi nào, cũng như nhân viên văn phòng, những người có thể giúp bạn tìm kiếm thông tin trên máy tính. Một lần nữa, bạn cần phải ghi lại quá trình này.

5. Thu thập dữ liệu (1)

• Kết quả được so sánh với tiêu chuẩn

Lời khuyên: 

• Hãy xem trang "Xem xét kết quả của bạn" để biết thêm mẹo về vấn đề này. Bạn cần giải thích lý do tại sao bạn cho rằng hoạt động đó không đáp ứng tiêu chuẩn đã được thiết lập.

6. Những thay đổi cần được đánh giá

• Ví dụ cụ thể được mô tả

Lời khuyên: 

• Chỉ nói với mọi người rằng họ cần làm việc tốt hơn sẽ không tạo ra sự thay đổi. Bạn cần phải trình bày chi tiết cách thức những thay đổi đó sẽ được thực hiện.
• Ví dụ: “Các bác sĩ đa khoa đã đồng ý thực hiện xét nghiệm huyết thanh đại hoàng cho bất kỳ bệnh nhân nào đang dùng Viagra” – thất bại – điều này khó có thể được chấp nhận vì không có hệ thống nào giúp họ ghi nhớ.
•  “(a) Các bác sĩ đa khoa được cung cấp một thẻ nhắc nhở để họ có thể dán lên màn hình máy tính nhằm nhắc nhở bệnh nhân nào đang dùng Viagra phải tiêm huyết thanh đại hoàng; (b) thư ký sẽ kiểm tra ba tháng một lần xem có bệnh nhân nào chưa tiêm huyết thanh đại hoàng hay chưa và đánh dấu đó là vấn đề đang diễn ra trên hệ thống máy tính” – thông qua – vì điều này sẽ dẫn đến sự thay đổi.

7. Thu thập dữ liệu (2)

So sánh với việc thu thập dữ liệu (1) và tiêu chuẩn

8. Kết luận

• Tóm tắt các vấn đề chính đã học được

Lời khuyên: 

Hãy bình luận về bất kỳ sự cải tiến nào đã đạt được.

• Các đề xuất thay đổi của bạn đã đạt hiệu quả như thế nào?
• Nếu bạn lại không đạt được tiêu chuẩn mà mình đã đặt ra, tại sao vậy?
• Nếu vậy, lần sau bạn có nên đặt mục tiêu cao hơn không, hay nên xem xét điều gì khác, ví dụ như liệu các bất thường trong huyết thanh của cây đại hoàng đã thực sự được xử lý hay chưa?
• Phòng khám nên phát triển theo hướng nào từ đây?